怎麼管理文件

❶ 如何進行文檔管理

對於文檔的管理，首先要明確檔案分類，檔案界一般把檔案劃分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊檔案）四個種類。

而檔案分類是一項重要基礎性工作，如果文件分類不清、組織體系混亂、材料沒有「各歸其位」，整理編目雜亂無序，整理者空耗精力，使用者「怨聲載道」。

可以參考一點檔案管理制度進行規范化整理管理

• 科學分類

按照國家標准，如《機關檔案管理規定》、《歸檔文件整理規則》、《科技類檔案案卷構成一般規則》、《紙質檔案數字化規范》等，進行科學分類、整理，便於查詢、利用。

• 定責

有些單位，沒有專人管理檔案，可以考慮指定某一人，在一定時期內兼管檔案，保證檔案管理的流暢。對於不再兼管時，詳細填寫交接清單，保證接替者，能快速上手適應，減少管理的真空期。

❷ 如何管理文件和文件夾

想要管理文件和文件夾首先需要對文件進行一個分類然後再有一個統一的名字放置

❸ 如何進行文件的有效管理

一、文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則�
第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特製定本制度。�

第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。�

第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。�

(二)文件材料的收集管理�

第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。�

第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。�

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。�
1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可後財務部門才給予核報差旅費。�
2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予報會議費用。�

第七條 各部門專(兼)職文書的職責：�
1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
� 2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，並向檔案室辦好交接簽收手續。�
3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用文件材料登記手續。�

(三)歸檔范圍〖HT〗�

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。�

第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。�

第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。�

第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。�

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。�

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。�

第十四條 信訪工作材料。�

第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第壹拾陸條 本公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分的文件材料。�

第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。�

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。�

(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。�

第二十條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，並編上條款號。�

第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。�

第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，並在收發文登記薄上註明。�

(五)立卷(案卷質量要求)〖HT〗�

第二十三條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。�

第二十四條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便於保管和利用。�

第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。�

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。�

第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。�

第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系並進行系統的排列。�

第二十九條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角列印頁號。�

第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。�

第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立捲入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。�

第三十二條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。�

第叄拾叄條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：�
案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制並與原件一並立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃內保存。�

第三十五條 本制度自印發之日起實施。

❹ 公司的文件應該怎麼去管理

如果想專業化管理，可以借用第三方系統如OA辦公系統等。如果想日常簡單管理，可以分類別後進行編號管理，如生產類、質量類、設備類、物流類、財務類、人事類、基礎類等，每一個類別下可以按照文件的年份和月份進行編號排序，這樣方便後期進行完善，當有需要查看文件的需求時可以實現快速瀏覽和查找。

❺ 如何管理自己的文件及文件夾

文件管理方式，即怎樣管理您的日常文件，管理你的日常文件的方法。文件管理的真諦在於方便保存和迅速提取，所有的文件將通 過文件夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理。
成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內部，在電腦的桌面上，在「資源管理器」中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬碟空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一台新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦里的文件真正管理起來，會為自己日後省下更多的時間。
文件管理的真諦在於方便保存和迅速提取，所有的文件將通 過文件夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬碟分區開始到每一個文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的文件夾，建立合理的文件保存架構。此外所有的文件、文件夾，都要規范化地命名，並放入最合適的文件夾中。這樣，當我們需要什麼文件時，就知道到哪裡去尋找。這種方法，對於相當數量的人來說，並不是一件輕松的事，因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，並敦促您養成好的文件管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧並不是教條，可能並不適合你，但無論如何你必須要有自己的規則，並堅持下來，形成習慣。

❻ 如何管理大量文件

您可以直接使用EXCEL軟體構建簡易資料庫，利用篩選及數據透視表功能對其進行簡單的管理。
這種辦法初期構建資料庫時工作量很大，但構建完成後管理較為輕松。
對於文件本身的管理，建議您使用文件名編日期的方法，一般使用完成該文件的日期，結合資料庫中自建的日期選項卡對文件進行管理。
如果是人事工作，建議您使用部門分類進行管理，但是人事工作需要注意及時更新數據，以免需要時出現數據滯後情況。
項目工作也可以分項目類別進行管理。
注意，如果同時使用上面幾種方式進行管理，建議根據文件不同的性質構建不同的資料庫，以免發生混亂。

❼ 怎麼樣管理電腦文件的幾個小技巧

有很多理由讓我們好好地利用"我的文檔"，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利於我們方便而快捷地打開、保存文件。我們可以利用"我的文檔"中已有的目錄，也可以創建自己的目錄，將經常需要訪問的文件存儲在這里。至於"我的文檔"存儲在C盤，在重裝系統時可能會誤刪除的問題，可以在非系統盤建立一個目錄，然後右擊桌面上的"我的文檔"，選擇"屬性"。在彈出的"我的文檔 屬性"窗口中，單擊目標文件夾下的"移動"按鈕，然後在新的窗口中指定我們剛創建的文件夾。重裝系統後再次執行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷

❽ 如何做好文件管理

一、分序分類排列。
供應商可按地區分類（如電腦軟體中本身有供應商編號，可按供應商編號排序），打孔後用大活頁夾夾上，在活頁夾外側註上編號xxx號-YYY號，方便查找。需要更改供應商信息時，及時將各部門核准更改後的供應商信息卡替換或在原活頁夾中增加該供應商頁。
日常文件分類，夾在透明百頁文件夾中，按周清理。
二、及時清理。
對於供應商信息卡，可在一兩年後，將老資料按順序裝訂歸檔。
對於日常文件，在失效後，如無保存價值，及時清理作廢。如有保存價值，定期裝訂歸檔。
三、建立查詢制度
用一專門文件簿，對於來借閱資料、文件的人員，簽字確認（註明借閱日期、借閱文件、借閱者、歸還日期）
總之，要分類編碼排序，有助管理。

❾ 電腦中的文件和文件夾怎麼管理

了解容易混亂的幾個地方。首先需要了解系統中最容易變得混亂的幾個區域，這樣你才能開始有針對地整理。在 Windows 中，通常比較混亂的區域是：
* 桌面（Desktop）
* 我的文檔（My Documents）
* 系統中用戶的文件夾（X:Documents and SettingsXXX）
* 個人下載目錄(X:Downloads)
找到並刪除你不再需要的文件。使用電腦時間長了以後，有很多文件是你不會再去使用的，把你確定不再使用的文件刪除掉。
把通用的文件存放在一個大的目錄。例如，使用「我的文檔」，或者自己新建一個文件夾，把所有同類的文件和文件夾放在這一個大的文件夾內。這樣方便備份和查找。
創建其他一些目錄分類存放文件。根據自己使用的習慣和要求，創建一些有意義的目錄，這些目錄分別存放相應分類的文件（夾）。例如，你可以在磁碟根目錄或者某一個總的文件夾內，再創建「工作」、「個人」、「朋友」、「家庭」等分類。你也可以按照日期和時間，相關的人、活動事件，文件類型，地點等等分類。只要讓目錄看起來更容易識別，方便你找到即可。
創建子目錄合理存放文件。在已經分好類的文件夾中，如果文件還是很多的情況下，要盡量根據文件的屬性，創建一些子目錄，然後把相關的文件分別存放到子目錄中。創建子目錄要注意的問題是，不要創建層次很深的目錄結構，這樣反而會使查找更困難。
對整理的文件進行排序。有的時候，你的文件名可能是一些毫無意義的名字，例如，你從網上下載的歌曲名稱，有時候會是一些毫無意義的數字。通過排序和重命名，重新整理文件夾中的文件，使他們看起來更整潔，一目瞭然。
整理你的快捷方式。電腦使用時間長了以後，在「桌面」、「開始菜單」和「快速啟動」欄里會有很多很亂的快捷方式。這些快捷方式你不可能都需要吧？在「快速啟動」欄里只需保留你最常用的幾個快捷方式（例如：internet，我的文檔，word，excel）。把其他多餘的快捷方式從「開始」菜單中拖到桌面，然後，在桌面新建一個文件夾，存放桌面上的所有的快捷方式。打開這個文件夾，刪除不需要的快捷方式，只保留常用的。這樣，你的桌面和開始菜單看起來或更清爽，反應速度也會更快。
最重要的一點。在你下載文件或者新建文件時，不要圖方便，都放到了桌面。確保你把它們都放在了有意義的文件夾中，這樣才能避免混亂，保持電腦的整潔有序。
注意事項
在你操作完上面的步驟後，你應該執行一下「磁碟碎片整理」，因為你整理文件的過程中，文件的索引會改變，磁碟會產生很多的碎片文件。
使用 Ctrl 或者 Shift 鍵，方便選擇多個文件，進行刪除和移動的操作。
如果使用 Shift + Delete 組合鍵，會徹底刪除文件而不進入回收站。如果回收站滿了的話，再刪除文件就會直接刪除。
如果你的「快速啟動」欄沒有在使用，可以右鍵單擊任務欄，在菜單中選中 「工具欄」 — 「快速啟動」。
你可以在「開始」菜單中，打開「所有程序」，右鍵點擊打開的開始菜單，在彈出的菜單中，點擊「按名稱排序」，這樣可以對開始菜單中的快捷方式進行排序。
整理桌面的快捷方式，你可以藉助Windows桌面清理，看看哪些快捷方式最少被使用，然後再整理.
在整理完系統後，你也可以藉助其他的系統清理軟體，清除系統運行時產生的垃圾文件，這樣可以讓系統更快地運行。

❿ 如何有效管理自己電腦里的文件

設計適合自己的文件夾結構。我主要以接觸的工作面進行設計，分別為網站、文案、工具、學習資料、歷史數據，共5大類。

文件夾結構的層級數要控制在兩層，最多不要超過三層。如，我在「網站」類中，有:素材、源代碼、備份。在「文案」類中有:工作總結、上報材料、請示報告、報送信息，其中，」工作總結「類有月小結、專項工作。

文件夾的數量不宜過多。文件夾的數量越多，說明分的越細，首先找文件就比較麻煩（不會每次都用到檢索功能，要挑出來有用的，就需要好眼力），其次，用電腦檢索也會很慢（電腦夠快，這條可以忽略）。如下例圖用C盤下的文件代替。

文件（或文件夾）的命名要能反映文件的用途，不要用毫無意義的名字（比如1或A）否則，時間一長就容易忘記這個文件是干什麼的。文件的格式盡量為常用的。比如，圖片文件，以jpg、png、bmp為主，文檔文件以doc為主，源代碼統一為txt文件。

發揮」快捷方式「的作用。文件或文件夾都可以建立」快捷鍵「，最好放在桌面上，要用時，能一步到位。