英語商務郵件格式

㈠ 英語信件的格式(最好帶有範文)

下面的範文有些行是在右邊的，但是因為在這里發的話所有行都變成了左對齊，所以你根據下面所講述的格式自己調整一下吧

英文書信的格式
1、 信頭（Heading）
指發信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。 英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然後再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。
2、 日期的寫法：
如：1997年7月30日，英文為：July 30，1997（最為普遍）； July 30th，1997；
30th July，1997等。1997不可寫成97。
3、 信內地址（Inside Address）：
在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。
4、 稱呼（Salutation）：
是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼後面一般用逗號（英國式），也可以用冒號（美國式）。
（1）寫給親人、親戚和關系密切的朋友時，用Dear或My dear再加上表示親屬關系的稱呼或直稱其名（這里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。
（2）寫給公務上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear純屬公務上往來的客氣形式。Gentlemen總是以復數形式出現，前不加Dear，是Dear Sir的復數形式。
（3）寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr. John Smith。
5、 正文（Body of the Letter）：
位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不
同的是，正文中一般不用Hello！（你好！）正文有縮進式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個字母稍微向右縮進些，通常以五個字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮進式。但美國人寫信各段落往往不用縮進式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務信件大都採用齊頭式的寫法。
6、 結束語（Complimentary Close）：
在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開始，第一個詞開頭要大寫，句末用逗號。不同的對象，結束語的寫法也不同。
（1）寫給家人、親戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等；
（2）寫給熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等；
（3）寫業務信函用Truly yours（Yours truly），Faithfully yours（Yours faithfully）等；
（4）對上級、長輩用Yours obediently（Obediently yours），Yours respectfully（Respectfully yours）等。
7、 簽名（Signature） ：
低於結束語一至二行，從信紙中間偏右的地方開始，在結束語的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機打出的名字，以便識別。職務、職稱可打在名字的下面。當然，寫給親朋好友的信，就不必再打了。
8、 附言（Postscript） ：
一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長話短說。通常在信末簽名下面幾行的左方，應於正文齊頭。
注意：在正式的信函中，應避免使用附言。
9、 附件（Enclosure） ：
信件如果有附件，可在信紙的左下角，註上Encl：或Enc：
例如：Encl：2 photos（內附兩張照片）。如果福建附件不止一項，應寫成Encl：或Encs。
我們有時可看到在稱呼與正文之間有Re：或Subject：（事由）字樣。一般在信紙的中間，也可與「稱呼」對齊。還應在底下加橫線，以引起讀信人的注意，使收信人便於在讀信之前就可了解信中的主要內容。事由一般在公務信函中使用，也可以省略。

Flat 3, Building 3
41 Zhongyuan Road
Zhengzhou Textile Institute
Zhengzhou, 450007
China
February 25, 2005
Dear Zhang Li,
I'm sending you this short letter of thanks with a small present, which I hope you will like. Thank you very much for helping my father last Sunday, when he broke his legs on the stairs.
My father told me that he had fallen and hurt his leg badly. He could not get up or walk. Then you came to help him. You called a taxi for my father, and took him to the nearest hospital. When the doctor told you my father s leg was broken, you phoned me and told me what had happened. My father is already much better now. He will have to stay in hospital for another week, and then he can come home.
Once again, my parents and I want to express our gratitude for all you have done for our family. You are such a warm-hearted student.
Best wishes.

Yours truly,
MaHui

㈡ 英文商務信函範文

英文商務信函範文的開頭寫發信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。

第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然後再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。

一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時要用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長話短說。通常在信末簽名下面幾行的左方，應於正文齊頭。

最英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然後再寫日期。

(2)英語商務郵件格式擴展閱讀：

注意事項

1、結尾語的第一個字母要大寫，最後還要加上逗點。

2、若要針對收信的對象，將結尾語加以區分，則對於比較親密的對方，可以用Sincerely yours、Yours sincerely或Sincerely；對於一般的朋友可用Your friend；

3、在結尾語下面的署名必須親自簽名，不可用打字的，而且在簽名之後，也不加任何的標點符號。

㈢ 商務英語考試商務電子郵件怎麼寫

商務郵件寫作 商務電子郵件有其自身的特點，其實也不復雜，牢記下面4步即可輕松搞定email! 1. 搞清發送郵件對象、郵箱地址 發送郵件之前，必須搞清楚發送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。 2. 明確郵件目的 對於英語基礎不是特別扎實的同學來說，適當積累一些常用句型，對提高商務郵件書寫能力及工作效率是很有幫助的。在平時多積累的基礎上也可以閱讀一些書籍參考，比如《商務英語周末課堂—電子郵件英語》。 3. 正文內容直奔主題 商務郵件不需要過多的寒暄，恰當的稱呼和招呼之後就可直接進入主題。第一句說明郵件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明郵件的目的是商討會議准備，接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。 4. 注意語氣和措辭 5. 檢查拼寫 確保發送的郵件不要有拼寫錯誤，可以先用電腦自動檢查一遍，不確定的單詞查字典確認。拼寫雖是小事，卻反映出辦事的態度，千萬不要因為拼寫而給對方造成不好的印象。 有了以上5步的保駕護航，寫出一封較為滿意的商務電子郵件就不是一件難事了。

㈣ 英語商務郵件寫法

範文沒有
但是我給你找到一些資料，希望對你有用。

（1）：會議的結構
I - Introctions
Opening the Meeting
Welcoming and Introcing Participants
Stating the Principal Objectives of a Meeting
Giving Apologies for Someone Who is Absent

II - Reviewing Past Business
Reading the Minutes (notes) of the Last Meeting
Dealing with Recent Developments

III - Beginning the Meeting
Introcing the Agenda
Allocating Roles (secretary, participants)
Agreeing on the Ground Rules for the Meeting (contributions, timing, decision-making, etc.)

IV - Discussing Items
Introcing the First Item on the Agenda
Closing an Item
Next Item
Giving Control to the Next Participant

V - Finishing the Meeting
Summarizing
Finishing Up
Suggesting and Agreeing on Time, Date and Place for the Next Meeting
Thanking Participants for Attending
Closing the Meeting

The following pages focus on each part of the meeting and the appropriate language for each situation.

用英語主持會議（2）：主持會議

Opening 宣布會議開始

Good morning/afternoon, everyone.
If we are all here, let's get started / start the meeting / start.

Welcoming and Introcing 歡迎和介紹出席人員

Please join me in welcoming (name of participant)
We're pleased to welcome (name of participant)
I'd like to extend a warm welcome to (name of participant)
It's a pleasure to welcome (name of participant)
I'd like to introce (name of participant)

Stating the Principal Objectives 闡明會議主要議題

We're here today to ...
I'd like to make sure that we ...
Our main aim today is to ...
I've called this meeting in order to ...

Giving Apologies for Someone Who is Absent 對缺席者表示遺憾

I'm afraid.., (name of participant) can't be with us today. She is in...
Unfortunately, (name of participant) ... will not be with us to day because he ...
I have received apologies for absence from (name of participant), who is in (place).

Reading the Minutes (notes) of the Last Meeting 宣讀上次會議記要

To begin with I'd like to quickly go through the minutes of our last meeting.
First, let's go over the report from the last meeting, which was held on (date)
Here are the minutes from our last meeting, which was on (date)

Dealing with Recent Developments 詢問近期動態

Jack, can you tell us how the XYZ project is progressing?
Jack, how is the XYZ project coming along?
John, have you completed the report on the new accounting package?
Has everyone received a of the Tate Foundation report on current marketing trends?

Moving Forward 轉向下一個議題 So, if there is nothing else we need to discuss, let's move on to today's agenda.
Shall we get down to business?
Is there Any Other Business?
If there are no further developments, I'd like to move on to today's topic.

Introcing the Agenda 介紹議程

Have you all received a of the agenda?
There are X items on the agenda. First, ... second, ... third, ... lastly, ...
Shall we take the points in this order?
If you don't mind, I'd like to go in order today.
skip item 1 and move on to item 3
I suggest we take item 2 last.

Allocating Roles (secretary, participants) 分配秘書和出席者的會議角色

(name of participant) has agreed to take the minutes.
(name of participant), would you mind taking the minutes?
(name of participant) has kindly agreed to give us a report on ...
(name of participant) will lead point 1, (name of participant) point 2, and (name of participant) point 3.
(name of participant), would you mind taking notes today?

Agreeing on the Ground Rules for the Meeting (contributions, timing, decision-making, etc.) 就會議程序（發言，時間，決策）達成一致

We will first hear a short report on each point first, followed by a discussion of ...
I suggest we go round the table first.
Let's make sure we finish by ...
I'd suggest we ...
There will be five minutes for each item.
We'll have to keep each item to 15 minutes. Otherwise we'll never get through.

Introcing the First Item on the Agenda 介紹第一項議題

So, let's start with ...
I'd suggest we start with...
Why don't we start with...
So, the first item on the agenda is
Pete, would you like to kick off?
Shall we start with ...
(name of participant), would you like to introce this item?

Closing an Item 結束一個議題

I think that takes care of the first item.
Shall we leave that item?
Why don't we move on to...
If nobody has anything else to add, lets ...

Next Item 開始下一個議題

Let's move onto the next item
Now that we've discussed X, let's now ...
The next item on today's agenda is...
Now we come to the question of.

Giving Control to the Next Participant 請下一位出席者發言

I'd like to hand over to (name of participant), who is going to lead the next point.
Next, (name of participant) is going to take us through ...
Now, I'd like to introce (name of participant) who is going to ...

Summarizing 總結

Before we close today's meeting, let me just summarize the main points.
Let me quickly go over today's main points.
To sum up, ...,.
OK, why don't we quickly summarize what we've done today.
In brief, ...
Shall I go over the main points?

Finishing Up 結束今日議題

Right, it looks as though we've covered the main items.
If there are no other comments, I'd like to wrap this meeting up.
Let's bring this to a close for today.
Is there Any Other Business?

Suggesting and Agreeing on Time, Date and Place for the Next Meeting
建議和征詢下一次會議時間，日期和地點

Can we set the date for the next meeting, please?
So, the next meeting will be on ... (day), the . . . (date) of.. . (month) at ...
Let's next meet on ... (day), the . . . (date) of.. . (month) at ... What about the following Wednesday? How is that?

Thanking Participants for Attending 感謝出席人員

I'd like to thank Marianne and Jeremy for coming over from London.
Thank you all for attending.
Thanks for your participation.

Closing the Meeting 宣布散會

The meeting is finished, we'll see each other next ...
The meeting is closed.
I declare the meeting closed. <!--/HTMLBUILERPART0-->

㈤ 英語商務郵件 怎麼寫

20 May 2003 Date Line日期

Kee & Co., Ltd

34 Regent Street

London, UK Inside Address收信人地址

Dear Sirs: Salutation稱呼

We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us.

We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations.

If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you.

We look forward to your early reply.

Yours faithfully Complimentary Close客套結束語

Tony Smith Signature Block簽名欄

Enc. Enclosure Notation

格式如上

㈥ 英文商務書信的基本格式

英文商務書信的基本格式包括三種格式

1、 商務書信的格式(1) ：齊頭式

齊頭式（blockstyle）是一種簡便的商務書信格式，在齊頭式中，文件或信中的每個部分都從左邊界起頭。不同的部分——比如說不同的段落或地址——則以空行的方式隔開。齊頭式很簡單，因此非常受歡迎。其主要格式如下：

段落齊頭：在齊頭式中，文件或信中的每個部分都從左邊界起頭。
不同的段落之間要空行：不同的部分（比如說不同的段落，或商務書信中的地址），則以空行的方式隔開——

(1)寄信人地址和收件人的地址之間：空三行
(2)稱呼與信件正文的第一段之間：空一行
(3) 信件正文的段落之間：空一行
(4)大小標題與隨後的段落之間：不空行

2、商務書信的格式(2)：改良齊頭式

改良齊頭式（modifiedblock style）結合了縮排式與齊頭式的特點，它看起來跟縮排式很像，而最大的不同，就是在改良齊頭式中：

①段落首行齊頭，新段落與左邊界齊頭（flushleft）。

②寄件人地址、日期、結尾敬辭和簽名都縮排，如同縮排式。改良齊頭式就跟齊頭式一樣，版面看起來清晰整齊，它是商務書信經常使用的格式。

3、商務書信的格式(3)：縮排式

縮排式（indentedstyle）比其他通用的商務書信格式稍微復雜一些。縮排式是比較老式的商務書信格式，所以很多人都熟悉這種格式。在縮排式里，每個段落的首行要縮排，信件中某些其他部分也要縮排。

有些人覺得縮排式是商務書信最傳統的格式，但是也有些人覺得這種格式過時了。有些人覺得縮排式在頁面上看起來不是那麼清晰，有時候要把縮排的地方上下對齊也不是那麼容易，而其他的格式應用起來通常比較簡單。

現在大家更喜歡採用其他新的格式，但是很多商務人士還是習慣使用縮排式。在商務書信中，縮排式的意思就是要縮排，要縮排的部分包括：

1) 段落的第一行
2) 寄件人地址（return address）
3) 寄件日期（date）
4) 結尾敬辭（complimentaryclose）
5) 簽名（signature）

採用縮排式時，最重要的就是要前後一致，縮排最少要六格，要縮更多格也可以——只要每個段落縮排的距離都一樣。對於商務書信中的其他要素也一樣，重要的原則是縮排的距離一樣，彼此上下對齊。

① 段落的第一行要縮排

每個段落的首行都縮排，與正文的左邊界距離 1.5 厘米左右；這是最常見的縮排距離，但是大於 3.5 厘米的縮排也有人用。不同的公司對於怎麼縮排、縮排多少可能有不同的習慣。關鍵就是要前後一致，也就是每段縮排的距離都一樣。要把段落縮排有幾種可行的做法：

可以按幾次空格鍵
可以按一次tab 鍵
也可以利用段落格式設定的功能

通常你會用 enter 鍵在段落之間多空一行，但是採用縮排式的商務書信，也可能在段落之間不空行。不過最重要的原則仍然是要前後一致。

② 商務書信中的其他部分縮排
商務書信採用縮排式時，還有其他的部分也要縮排：寄件人地址、日期、結尾敬辭、簽名。這些部分的縮排方式，應該從頁面的右半邊起頭，統一從頁面中線稍微往右的地方起頭。

商務書信介紹

商務書信就是公司寫給其他公司、客戶、顧客或合作夥伴的信件，其使用的語言比一般朋友之間的書信語言要正式，並以商業流程或商業交易等為主要內容。

需要寫商務書信的情況

你會用商務書信與顧客、客戶、商業夥伴和其他公司進行溝通。有些商務書信是「公司寫給公司」，有些則是不同公司個人之間的書信往來。

商務書信的格式，與學術寫作或創意寫作不同。通常一家公司會就所有的內部文件和通信，採用一種固定的格式。如果你的公司已經有固定的格式，那就按照公司的格式。

信的長度超過一頁時，安排格式

如果信的內容比較長，會超過一頁，那就換一張紙繼續打下去，但是不要加入信頭，而是用空白、紙質好的白紙。至於第二頁的格式要怎麼安排，有幾種不同的做法，但是你至少都要在頁面頂端寫上收件人的姓名、頁數和日期，有些人還會加上參考文號或主旨。

你可以把所有這些信息都靠左對齊，或是把姓名靠左對齊，頁數打在中央，日期則靠右，然後空三行，繼續信的內容。

擴展材料

商務信函書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。

①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr.

②對女性一般稱呼 Mrs.， Madam 或 Miss。

③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor （縮寫為 Prof.），Doctor （縮寫為 Dr.）， General (縮寫為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。

④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 後面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其復數 Mesdames。

⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （復數為 Excellencies）。

⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇後等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其復數為 Your Majesties。

⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness (復數為 Highnesses)。

商務信函信的正文（Body of the Letter）
信的正文每段第一行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時，正文一般開門見山，內容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之後若有什麼遺漏，可用 P. S.表示補敘。

商務信函結束語（Complimentary Close）
結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只佔一行，低於正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關系而定。

簽名（Signature）
信末的簽名一般低於結束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括弧註上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名後寫上自己的職稱、職務或頭銜

附件（Enclosure）
信件若有附件，應在左下角註明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一個，則應寫出2（或3，4，5等）Encls.

再啟（Postscript, 縮寫為 P. S.）
再啟部分用於補敘正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的函件中更應避免使用。

私人和公務信函--注意事項
首先，寫信者應設身處地想到對方，尊重對方的風俗習慣。

其次，英文信應該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應用盡可能少的文字表達其必須傳遞的信息，而且寫信者應將其所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產生誤解。

書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉詞語。

最後，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，信中所引用的史料、數據等也應准確無誤.私人和公務信函--常用句式。