怎么管理文件

❶ 如何进行文档管理

对于文档的管理，首先要明确档案分类，档案界一般把档案划分为：文书档案、科技档案、专门档案和音像档案（或特殊档案）四个种类。

而档案分类是一项重要基础性工作，如果文件分类不清、组织体系混乱、材料没有“各归其位”，整理编目杂乱无序，整理者空耗精力，使用者“怨声载道”。

可以参考一点档案管理制度进行规范化整理管理

• 科学分类

按照国家标准，如《机关档案管理规定》、《归档文件整理规则》、《科技类档案案卷构成一般规则》、《纸质档案数字化规范》等，进行科学分类、整理，便于查询、利用。

• 定责

有些单位，没有专人管理档案，可以考虑指定某一人，在一定时期内兼管档案，保证档案管理的流畅。对于不再兼管时，详细填写交接清单，保证接替者，能快速上手适应，减少管理的真空期。

❷ 如何管理文件和文件夹

想要管理文件和文件夹首先需要对文件进行一个分类然后再有一个统一的名字放置

❸ 如何进行文件的有效管理

一、文书档案立卷归档制度

(一)总则�
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。�

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。�

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。�

(二)文件材料的收集管理�

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。�

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。�

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。�
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。�
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。�

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：�
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
� 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。�
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。�

(三)归档范围〖HT〗�

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。�

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。�

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。�

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。�

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。�

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。�

第十四条 信访工作材料。�

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。�

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。�

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。�

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。�

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。�

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。�

第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。�

(五)立卷(案卷质量要求)〖HT〗�

第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。�

第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。�

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。�

第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。�

第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。�

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。�

第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。�

第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。�

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。�

第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。�

第叁拾叁条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：�
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。�

第三十五条 本制度自印发之日起实施。

❹ 公司的文件应该怎么去管理

如果想专业化管理，可以借用第三方系统如OA办公系统等。如果想日常简单管理，可以分类别后进行编号管理，如生产类、质量类、设备类、物流类、财务类、人事类、基础类等，每一个类别下可以按照文件的年份和月份进行编号排序，这样方便后期进行完善，当有需要查看文件的需求时可以实现快速浏览和查找。

❺ 如何管理自己的文件及文件夹

文件管理方式，即怎样管理您的日常文件，管理你的日常文件的方法。文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通 过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理。
成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处，这就是我们办公桌上的一般情形。在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，也同样充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。
文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通 过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。

❻ 如何管理大量文件

您可以直接使用EXCEL软件构建简易数据库，利用筛选及数据透视表功能对其进行简单的管理。
这种办法初期构建数据库时工作量很大，但构建完成后管理较为轻松。
对于文件本身的管理，建议您使用文件名编日期的方法，一般使用完成该文件的日期，结合数据库中自建的日期选项卡对文件进行管理。
如果是人事工作，建议您使用部门分类进行管理，但是人事工作需要注意及时更新数据，以免需要时出现数据滞后情况。
项目工作也可以分项目类别进行管理。
注意，如果同时使用上面几种方式进行管理，建议根据文件不同的性质构建不同的数据库，以免发生混乱。

❼ 怎么样管理电脑文件的几个小技巧

有很多理由让我们好好地利用"我的文档"，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用"我的文档"中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于"我的文档"存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的"我的文档"，选择"属性"。在弹出的"我的文档 属性"窗口中，单击目标文件夹下的"移动"按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷

❽ 如何做好文件管理

一、分序分类排列。
供应商可按地区分类（如电脑软件中本身有供应商编号，可按供应商编号排序），打孔后用大活页夹夹上，在活页夹外侧注上编号xxx号-YYY号，方便查找。需要更改供应商信息时，及时将各部门核准更改后的供应商信息卡替换或在原活页夹中增加该供应商页。
日常文件分类，夹在透明百页文件夹中，按周清理。
二、及时清理。
对于供应商信息卡，可在一两年后，将老资料按顺序装订归档。
对于日常文件，在失效后，如无保存价值，及时清理作废。如有保存价值，定期装订归档。
三、建立查询制度
用一专门文件簿，对于来借阅资料、文件的人员，签字确认（注明借阅日期、借阅文件、借阅者、归还日期）
总之，要分类编码排序，有助管理。

❾ 电脑中的文件和文件夹怎么管理

了解容易混乱的几个地方。首先需要了解系统中最容易变得混乱的几个区域，这样你才能开始有针对地整理。在 Windows 中，通常比较混乱的区域是：
* 桌面（Desktop）
* 我的文档（My Documents）
* 系统中用户的文件夹（X:Documents and SettingsXXX）
* 个人下载目录(X:Downloads)
找到并删除你不再需要的文件。使用电脑时间长了以后，有很多文件是你不会再去使用的，把你确定不再使用的文件删除掉。
把通用的文件存放在一个大的目录。例如，使用“我的文档”，或者自己新建一个文件夹，把所有同类的文件和文件夹放在这一个大的文件夹内。这样方便备份和查找。
创建其他一些目录分类存放文件。根据自己使用的习惯和要求，创建一些有意义的目录，这些目录分别存放相应分类的文件（夹）。例如，你可以在磁盘根目录或者某一个总的文件夹内，再创建“工作”、“个人”、“朋友”、“家庭”等分类。你也可以按照日期和时间，相关的人、活动事件，文件类型，地点等等分类。只要让目录看起来更容易识别，方便你找到即可。
创建子目录合理存放文件。在已经分好类的文件夹中，如果文件还是很多的情况下，要尽量根据文件的属性，创建一些子目录，然后把相关的文件分别存放到子目录中。创建子目录要注意的问题是，不要创建层次很深的目录结构，这样反而会使查找更困难。
对整理的文件进行排序。有的时候，你的文件名可能是一些毫无意义的名字，例如，你从网上下载的歌曲名称，有时候会是一些毫无意义的数字。通过排序和重命名，重新整理文件夹中的文件，使他们看起来更整洁，一目了然。
整理你的快捷方式。电脑使用时间长了以后，在“桌面”、“开始菜单”和“快速启动”栏里会有很多很乱的快捷方式。这些快捷方式你不可能都需要吧？在“快速启动”栏里只需保留你最常用的几个快捷方式（例如：internet，我的文档，word，excel）。把其他多余的快捷方式从“开始”菜单中拖到桌面，然后，在桌面新建一个文件夹，存放桌面上的所有的快捷方式。打开这个文件夹，删除不需要的快捷方式，只保留常用的。这样，你的桌面和开始菜单看起来或更清爽，反应速度也会更快。
最重要的一点。在你下载文件或者新建文件时，不要图方便，都放到了桌面。确保你把它们都放在了有意义的文件夹中，这样才能避免混乱，保持电脑的整洁有序。
注意事项
在你操作完上面的步骤后，你应该执行一下“磁盘碎片整理”，因为你整理文件的过程中，文件的索引会改变，磁盘会产生很多的碎片文件。
使用 Ctrl 或者 Shift 键，方便选择多个文件，进行删除和移动的操作。
如果使用 Shift + Delete 组合键，会彻底删除文件而不进入回收站。如果回收站满了的话，再删除文件就会直接删除。
如果你的“快速启动”栏没有在使用，可以右键单击任务栏，在菜单中选中 “工具栏” — “快速启动”。
你可以在“开始”菜单中，打开“所有程序”，右键点击打开的开始菜单，在弹出的菜单中，点击“按名称排序”，这样可以对开始菜单中的快捷方式进行排序。
整理桌面的快捷方式，你可以借助Windows桌面清理，看看哪些快捷方式最少被使用，然后再整理.
在整理完系统后，你也可以借助其他的系统清理软件，清除系统运行时产生的垃圾文件，这样可以让系统更快地运行。

❿ 如何有效管理自己电脑里的文件

设计适合自己的文件夹结构。我主要以接触的工作面进行设计，分别为网站、文案、工具、学习资料、历史数据，共5大类。

文件夹结构的层级数要控制在两层，最多不要超过三层。如，我在“网站”类中，有:素材、源代码、备份。在“文案”类中有:工作总结、上报材料、请示报告、报送信息，其中，”工作总结“类有月小结、专项工作。

文件夹的数量不宜过多。文件夹的数量越多，说明分的越细，首先找文件就比较麻烦（不会每次都用到检索功能，要挑出来有用的，就需要好眼力），其次，用电脑检索也会很慢（电脑够快，这条可以忽略）。如下例图用C盘下的文件代替。

文件（或文件夹）的命名要能反映文件的用途，不要用毫无意义的名字（比如1或A）否则，时间一长就容易忘记这个文件是干什么的。文件的格式尽量为常用的。比如，图片文件，以jpg、png、bmp为主，文档文件以doc为主，源代码统一为txt文件。

发挥”快捷方式“的作用。文件或文件夹都可以建立”快捷键“，最好放在桌面上，要用时，能一步到位。